| （目的） | |
|---|---|
| 第1条 | 本規程は、会社が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という。）、「個人情報の保護に関する法律」以下「個人情報保護法」という。）および「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（以下「特定個人情報ガイドライン」という。）に基づき、会社の取り扱う特定個人情報等（第2条第4号に定義する特定個人情報等をいう。以下同じ。）の適正な取扱いを確保するために定めるものである。 |
| 2. | 本規程は、特定個人情報等の「取得」、「保管」、「利用」、「提供」、「開示、訂正、利用停止」、「廃棄」の各段階における留意事項および安全管理措置について定めるものである。 |
| 3. | 特定個人情報等に関しては、会社の個人情報保護に関する他の社内規程又はマニュアルに優先して本規程が適用される。本規程の規定が個人情報保護に関する他の社内規程又はマニュアルの規定と矛盾抵触する場合には本規程の規定が優先適用される。 |
| （定義） | |
|---|---|
| 第2条 | 本規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。なお、本規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従う。 |
| （1） |
個人情報生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の項目により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）をいう。 |
| （2） |
個人番号住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。 |
| （3） |
特定個人情報個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。）をその内容に含む個人情報をいう。 |
| （4） |
特定個人情報等個人番号および特定個人情報を併せたものをいう。 |
| （5） |
個人情報データベース等個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの、もしくは、個人情報を一定の規則に従って整理することにより、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもので、目次や索引など検索を容易にするためのものを有するもの、をいう。 |
| （6） |
個人情報ファイル個人情報データベース等であって行政機関および独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。 |
| （7） |
特定個人情報ファイル個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。 |
| （8） |
保有個人データ個人情報取扱事業者（下記第13号記載）が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する特定個人情報であって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの又は６か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。 |
| （9） |
個人番号利用事務行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第1項又は第2項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう |
| （10） |
個人番号関係事務個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。 |
| （11） |
個人番号利用事務実施者個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。 |
| （12） |
個人番号関係事務実施者個人番号関係事務を処理する者および個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。 |
| （13） |
個人情報取扱事業者個人情報データベース等を事業の用に供している者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。）であって、個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数（個人情報保護法施行令で定める者を除く。）の合計が過去６か月以内のいずれの日においても5,000を超えない者以外の者をいう。 |
| （14） |
従業者会社の組織内にあって、直接・間接に会社の指揮監督を受けて会社の業務に従事する者（従業員、取締役、監査役、執行役員、派遣社員、相談役、顧問、嘱託、パートタイマーおよび会社が指定する者を含む）をいう。 |
| （15） |
事務取扱担当者会社において、特定個人情報等を取り扱う事務に従事する者をいう。 |
| （16） |
事務取扱責任者特定個人情報等の管理に関する責任を担うものをいう。 |
| （17） |
管理区域特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。 |
| （18） |
取扱区域特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。 |
| （個人番号を取り扱う事務の範囲） | |
|---|---|
| 第3条 | 個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。 |
| 従業者（扶養家族を含む）に係る個人番号関係事務 （右記に関連する事務を含む） |
源泉徴収関連事務 |
|---|---|
| 扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務 | |
| 退職所得に関する申告書作成事務 | |
| 個人住民税関連事務 | |
| 雇用保険関連事務 | |
| 健康保険・厚生年金保険関連事務 | |
| 国民年金第3号被保険者の届出事務 | |
| 報酬・料金等の支払調書作成事務ストックオプションに係る配当や剰余金の分配に関連する事務 | |
| 配当、剰余金の分配および基金利息の支払調書作成事務報酬・料金等の支払調書作成事務 | |
| 従業者以外の個人に係る個人番号関係事務 （右記に関連する事務を含む） |
報酬、料金等の支払調書作成連絡 |
| 配当、剰余金の分配および基金利息の支払調書作成事務 | |
| 不動産の使用料等の支払調書作成事務配当、剰余金の分配および基金利息の支払調書作成事務 | |
| 不動産の使用料等の支払調書作成事務 | |
| 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務 |
| （第3条に定める事務に係る法定調書等の作成に係る事務フロー） | |
|---|---|
| 第4条 | 第3条に定める事務に係る法定調書等の作成に係る事務フローは、別に定める「特定個人情報等に関する事務マニュアル」に従うものとする。 |
| （組織体制） | |
|---|---|
| 第5条 | 管理部を、第3条に定める事務のうち、従業者（扶養家族を含む）に係る個人番号関係事務を行う責任部署とする。 |
| 2. | 管理部を、第3条に定める事務のうち、従業者以外の個人に係る個人番号関係事務を行う責任部署とする。 |
| 3. | 管理部部長を事務取扱責任者とする。 |
| 4. | 事務取扱担当者は、管理部の従業員および各部署において個人番号が記載された文書等を受領する従業員とする。 |
| （事務取扱責任者の責務） | |
|---|---|
| 第6条 | 事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守させるための教育訓練、安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施する責任を負う。 |
| 2. | 事務取扱責任者は、次の業務を所管する。 |
| （1） | 本規程および委託先の選定基準の承認および周知 |
| （2） | 特定個人情報等の安全管理に関する教育・研修の企画、実施 |
| （3） | 特定個人情報等の利用申請の承認および記録等の管理 |
| （4） | 特定個人情報等の管理区域及び取扱区域並びに権限についての設定および変更の管理 |
| （5） | 特定個人情報等の取扱状況の把握 |
| （6） | 委託先における特定個人情報等の取扱状況等の監督 |
| （7） | その他会社全体における特定個人情報等の安全管理に関すること |
| （事務取扱担当者の監督） | |
|---|---|
| 第7条 | 事務取扱責任者は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。 |
| （事務取扱担当者の責務） | |
|---|---|
| 第8条 | 事務取扱担当者は、特定個人情報等の「取得」、「保管」、「利用」、「提供」、「開示、訂正、利用停止」、「廃棄」又は委託処理等、特定個人情報等を取扱う業務に従事する際、番号法および個人情報保護法並びにその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程およびその他の社内規程並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。 |
| 2. | 事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏えい等、番号法若しくは個人情報保護法又はその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程又はその他の社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合、速やかに事務取扱責任者に報告するものとする。 |
| 3. | 各部署において個人番号が記載された文書等の受領をする事務取扱担当者は、個人番号の確認等の必要な事務を行った後はできるだけ速やかに入力等を担当する事務取扱担当者にその文書を受け渡すこととし、自分の手元に個人番号を残してはならないものとする。 |
| （教育・研修） | |
|---|---|
| 第9条 | 事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者に本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。 |
| 2. | 事務取扱担当者は、事務取扱責任者が主催する本規程を遵守させるための教育を受けなければならない。研修の内容およびスケジュールは、事務取扱責任者が定める。 |
| （本規程に基づく運用状況の記録） | |
|---|---|
| 第10条 | 事務取扱担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、特定個人情報等の運用状況記録票（様式1）で下記の事項をログとして記録する。 |
| （1） | 特定個人情報等の取得および特定個人情報ファイルへの入力状況 |
| （2） | 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録 |
| （3） | 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録 |
| 2. | 事務取扱担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、以下の項目につき、「特定個人情報等の運用状況記録票」（様式1）に記録するものとする（ただし、第8号については、委託先から受領した証明書等により確認するものとする。）。 |
| （1） | 個人番号の保有者氏名 |
| （2） | 取得日 |
| （3） | 本人確認方法 |
| （4） | 本人確認した事務取扱担当者の氏名 |
| （5） | 情報システムへの入力日・本人確認書類の破棄日 |
| （6） | 利用・出力・持出しの記録 |
| （7） | 特定個人情報ファイルの削除の記録 |
| （8） | 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等 |
| (取扱状況の確認手段) | |
|---|---|
| 第11条 | 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段として、「特定個人情報ファイル管理台帳」（様式2）に以下の事項を記録するものとする。なお、「特定個人情報ファイル管理台帳」（様式2）に特定個人情報等は記載しないものとする。 |
| （1） | 特定個人情報ファイルの種類、名称 |
| （2） | 特定個人情報等の範囲 |
| （3） | 利用目的 |
| （4） | 記録媒体 |
| （5） | 保管場所（管理区域） |
| （6） | 責任者 |
| （7） | 取扱部署 |
| （8） | 事務取扱担当者 |
| （9） | 保存期間 |
| （10） | 削除・廃棄方法 |
| （漏えい事案等への対応） | |
|---|---|
| 第12条 | 事務取扱責任者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損による事故（以下「漏えい事案等」という）が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、本規程に基づき、適切に対処するものとする。 |
| 2. | 事務取扱責任者は、社長と連携して漏えい事案等に対応する。 |
| 3. | 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その旨および調査結果を株式会社キングジム子会社担当役員に報告し、当該漏えい事案等の対象となった特定個人情報等に関する本人に対して、事実関係の通知、謝意の表明、原因関係の説明等を速やかに行うものとする。 |
| 4. | 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生した場合、管轄する行政機関に対して必要な報告を速やかに行う。 |
| 5. | 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、情報漏えい等が発生した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じるものとする。 |
| 6. | 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その事実を本人に通知するとともに、必要に応じて公表する。 |
| 7. | 事務取扱責任者は、他社における漏えい事故等を踏まえ、類似事例の再発防止のために必要な措置の検討を行うものとする。 |
| 8. | 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生した場合には対応状況の記録を分析するものとする。 |
| （苦情および相談） | |
|---|---|
| 第13条 | 事務取扱担当者は、番号法、個人情報保護法、特定個人情報ガイドライン又は本規程に関し、特定個人情報等に関する本人から苦情の申出を受けた場合には、その旨を事務取扱責任者に報告する。報告を受けた事務取扱責任者は、適切に対応するものとする。 |
| （監査） | |
|---|---|
| 第14条 | 社長は、特定個人情報等の適正な取扱いその他法令および本規程の遵守状況について検証し、その改善を事務取扱責任者である管理部長に促す。 |
| 2. | 本規定の遵守状況等に関する監査は、株式会社キングジムの内部監査規程の定めにより実施する。 |
| 3. | 監査の結果、改善を要する事項があったときは、監査担当者が事務取扱担当者と協議のうえ、社長に報告する。 |
| （取扱状況の確認並びに安全管理措置の見直し） | |
|---|---|
| 第15条 | 事務取扱責任者は必要に応じ、第10条に定める「特定個人情報等の運用状況記録票」（様式1）の記録および第11条に定める特定個人情報ファイルの取扱状況の確認を実施しなければならない。 |
| 2. | 事務取扱責任者は、前項の確認の結果および前条の監査の結果に基づき、安全管理措置の評価、見直しおよび改善に取り組むものとする。 |
| （特定個人情報等を取り扱う区域の管理） | |
|---|---|
| 第16条 | 管理区域および取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講じる。 |
| （1） |
管理区域特定個人情報等を取り扱う機器等及び特定個人情報ファイルを管理するキャビネット等のある区域とし、他の区域との間仕切りの設置またはキャビネット等の施錠等の安全管理措置を講じることとする |
| （2） |
取扱区域事務取扱担当者の机周辺とし、可能な限り壁又は間仕切り等の設置し、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫するものとする。 |
| （機器および電子媒体・文書等の盗難等の防止） | |
|---|---|
| 第17条 | 会社は管理区域および取扱区域における特定個人情報等を取扱う電子媒体および文書等を、盗難又は紛失等を防止するために施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。 |
| （電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止） | |
|---|---|
| 第18条 | 会社は特定個人情報等が記録された電子媒体又は文書等の持出しは、次に定める場合を除き禁止する。なお、持出しとは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も持出しに該当するものとする。 |
| （1） | 個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合 |
| （2） | 行政機関等への法定調書の提出等、会社が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は文書を提出する場合。 |
| 2. | 前項により特定個人情報等が記録された電子媒体又は文書等の持出しを行う場合には、「特定個人情報等の運用状況記録票」（様式1）に記録するとともに、以下のいずれかの安全策を講じるものとする。ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。 |
| （1） |
特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法 ①持出しデータのパスワードによる保護 ②施錠できる搬送容器の使用 |
| （2） | 特定個人情報等が記載された文書等を安全に持ち出す方法 封緘、もしくは目隠しシールの貼付（各部署の事務取扱担当者から管理部の事務取扱担当者に特定個人情報等が記載された文書等を移送する場合を含む。） |
| （廃棄・削除段階における物理的安全管理措置） | |
|---|---|
| 第19条 | 不要になった特定個人情報等を廃棄するときは、機密管理規程第19条第2項、第20条、第35条第2項、第36条の定めに従う。 |
| 2. | 個人番号が記載された文書等や特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後に、少なくとも毎年1回、特定個人情報等を廃棄、削除するものとする。 |
| 3. | 事務取扱担当者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、「特定個人情報等の運用状況記録票」（様式1）に記録するものとする。削除・廃棄の記録としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄状況を記録するものとし、個人番号自体は含めないものとする。 |
| （アクセス者の識別と認証） | |
|---|---|
| 第20条 | 特定個人情報等を取り扱う情報システムは、パスワード等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づく認証をするものとする。 |
| （外部からの不正アクセス等の防止） | |
|---|---|
| 第21条 | 以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。 |
| （1） | 記録媒体を情報システムと常に切り離して保管（外付HDD等）し、作業する際はネットワークケーブルを外して外部からのアクセスを不可とした状態で作業し不正アクセスを遮断する方法。 |
| （2） | 情報システムおよび機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する方法。 |
| （3） | 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。 |
| （情報漏えい等の防止） | |
|---|---|
| 第22条 |
特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等および情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。 情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策パスワードによる保護 |
| （特定個人情報の適正な取得） | |
|---|---|
| 第23条 | 特定個人情報の取得は適法かつ公正な手段によって行うものとする。 |
| （特定個人情報の利用目的） | |
|---|---|
| 第24条 | 従業者又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第3条に定めた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。 |
| （特定個人情報の取得時の利用目的の通知等） | |
|---|---|
| 第25条 | 特定個人情報を取得する場合は、「マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い」（様式3－1～様式3－3）を交付又は送付する方法により、利用目的を通知する。 |
| 2. | 利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。 |
| （個人番号の提供の要求） | |
|---|---|
| 第26条 | 第3条に定める事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。 |
| 2. | 従業者又は第三者が、会社の個人番号の提供の要求又は第31条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づくマイナンバー制度の意義について説明をし、個人番号の提供および本人確認に応ずるように求めるものとする。それにもかかわらず、従業者又は第三者が個人番号の提供に応じない場合は、提供を求めた経緯等を「特定個人情報等の運用状況記録票」（様式1）に記録するものとする。 |
| （個人番号の提供を求める時期） | |
|---|---|
| 第27条 | 第3条に定める事務を処理するために必要があるときに従業者または第三者に対し、個人番号の提供を求めることとする。 |
| 2. | 前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。たとえば、従業員等の給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等およびこれらに伴う給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の作成事務の場合は、雇用契約の締結時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。 |
| （特定個人情報の提供の求めの制限） | |
|---|---|
| 第28条 | 特定個人情報の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に該当し、個人番号の利用制限（第32条）に従うものとする。 |
| 2. | 番号法第19条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。 |
| （特定個人情報の収集制限） | |
|---|---|
| 第29条 | 第3条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集してはならないものとする。 |
| （本人確認） | |
|---|---|
| 第30条 | 「マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い」（様式3－1～様式3－3）に定める各方法により、従業者又は第三者の個人番号の確認および当該人の身元確認を行うものとする。本人確認方法については、「特定個人情報等の運用状況記録票」（様式1）に記録する。 |
| （取得段階における安全管理措置） | |
|---|---|
| 第31条 | 特定個人情報の取得段階における安全管理措置は、「第2章 安全管理措置」の定めに従うものとする。 |
| （個人番号の利用制限） | |
|---|---|
| 第32条 | 第24条に定める利用目的の範囲内でのみ特定個人情報等を利用するものとする。 |
| 2. | 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならない。 |
| （特定個人情報ファイルの作成の制限） | |
|---|---|
| 第33条 | 特定個人情報ファイルを作成するのは、第3条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成してはならない。 |
| （利用段階における安全管理措置） | |
|---|---|
| 第34条 | 特定個人情報の利用段階における安全管理措置は、「第2章 安全管理措置」の定めに従うものとする。 |
| （特定個人情報の正確性の確保） | |
|---|---|
| 第35条 | 事務取扱担当者は、特定個人情報を、第24条に定める利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。 |
| （特定個人情報の保管制限） | |
|---|---|
| 第36条 | 第3条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。 |
| 2. | 所管法令で定められた個人番号を記載する文書等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該文書だけでなく、支払調書を作成する情報システム内においても保管することができる。 |
| 3. | 番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや会社が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの文書については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する文書等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。 |
| （保管段階における安全管理措置） | |
|---|---|
| 第37条 | 特定個人情報の保管段階における安全管理措置は「第2章 安全管理措置」に従うものとする。 |
| （特定個人情報の提供制限） | |
|---|---|
| 第38条 | 番号法第19条各号に定められた事項を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者（法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。）に提供してはならない。なお、本人の事前同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。 |
| （提供段階における安全管理措置） | |
|---|---|
| 第39条 | 特定個人情報の提供段階における安全管理措置は、「第2章 安全管理措置」の定めに従うものとする。 |
| （保有個人データに関する事項の公表、開示、訂正等、利用停止等） | |
|---|---|
| 第40条 | 特定個人情報に係る保有個人データの公表、開示、訂正等、利用停止等については、別途定める個人情報管理規程に定めるところに準じるものとする。 |
| （特定個人情報の廃棄・削除） | |
|---|---|
| 第41条 | 第3条に定める事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管することができるものとする。なお、文書等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの文書に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を少なくとも年1回、廃棄又は削除するものとする。 |
| （廃棄・削除段階における安全管理措置） | |
|---|---|
| 第42条 | 特定個人情報の廃棄・削除段階における安全管理措置は、「第2章 安全管理措置」の定めに従うものとする。とりわけ、特定個人情報の廃棄・削除段階における物理的安全管理措置は、第19条の定めに従うものとする。 |
| （委託先における安全管理措置） | |
|---|---|
| 第43条 | 会社は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を委託する場合には、会社自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。 |
| 2. | 前項の「必要かつ適切な監督」には次の事項が含まれる。 |
| （1） | 委託先の適切な選定 |
| （2） | 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結 |
| （3） | 委託先における特定個人情報の取扱状況の把握 |
| 3. | 前項第1号の「委託先の適切な選定」としては、以下の事項について特定個人情報の保護に関して会社が定める水準を満たしているかについて、あらかじめ確認する。 |
| （1） | 設備 |
| （2） | 技術水準 |
| （3） | 従業者（事業者の組織内にあって直接間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事している者をいう。具体的には、従業員のほか、取締役、監査役、理事、監事、派遣社員等を含む。）に対する監督・教育の状況 |
| （4） | 経営環境状況 |
| （5） | 特定個人情報の安全管理の状況（「個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化」、「特定個人情報等の範囲の明確化」、「事務取扱担当者の明確化」、「個人番号の削除、機器および電子媒体等の廃棄」を含むがこれらに限らない。） |
| （6） |
暴力団、暴力団員、暴力団員でなくなった時から５年を経過しない者、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋等、社会運動等標ぼうゴロまたは特殊知能暴力集団等、その他これらに準ずる者（以下総称して「暴力団員等」という。）または以下の①から⑤までのいずれにも該当しないこと ①暴力団員等が経営を支配していると認められる関係を有すること ②暴力団員等が経営に実質的に関与していると認められる関係を有すること ③自己、自社もしくは第三者の不正の利益を図る目的または第三者に損害を加える目的をもってするなど、不当に暴力団員等を利用していると認められる関係を有すること ④暴力団員等に対して資金等を提供し、または便宜を供与するなどの関与をしていると認められる関係を有すること ⑤役員または経営に実質的に関与している者が暴力団員等と社会的に非難されるべき関係を有すること |
| 4. | 第2項第2号の「委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結」については、委託契約の内容として、以下の規定等を盛り込むものとする。 |
| （1） | 秘密保持義務に関する規定 |
| （2） | 事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止 |
| （3） | 特定個人情報の目的外利用の禁止 |
| （4） | 再委託における条件 |
| （5） | 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任に関する規定 |
| （6） | 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄に関する規定 |
| （7） | 従業者に対する監督・教育に関する規定 |
| （8） | 契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する規定 |
| （9） | 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関する規定 |
| （10） | 委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定 |
| 5. | 委託先の管理については、管理部を責任部署とする。 |
| 6. | 委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて、必要に応じてモニタリングをするものとする。 |
| 7. | 委託先において情報漏えい事故等が発生した場合に、適切な対応がなされ、速やかに当社に報告される体制になっていることを確認するものとする。 |
| 8. | 委託先は、当社の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。 |
| 9. | 当社は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているかどうかについても監督する。 |
| 10. | 当社は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として、第4項と同等の規定等を盛り込ませるものとする。 |
| （従業者への国民年金第3号被保険者の個人番号の収集・本人確認の委託） | |
|---|---|
| 第44条 | 従業者に対して、当該従業者の配偶者であって国民年金第3号被保険者である者からの個人番号の収集および本人確認を委託する。なお、配偶者には夫婦としての実質がありながら、婚姻の届出を欠いているために法律上の夫婦と認められない関係にある者も含む。従業者は、「本人確認業務取扱要領」（別紙）に定める本人の身元確認書類と、配偶者であって国民年金第3号被保険者の番号確認書類を会社に提出するものとする。 |
| （改 廃） | |
|---|---|
| 第45条 | 本規程の改廃は、管理部が立案し、取締役会が決定する。 |
| 2. | 別紙、様式3、各契約書の改定は、管理部が立案し、株式会社キングジム子会社担当役員が決定する。 |
| 3. | 様式1、様式2、事務マニュアルの改定は、管理部が立案し、社長が決定する。 |
